Règlement intérieur

Règlement intérieur

Le présent document constitue le règlement intérieur du Centre Culture, Loisirs et Action Sociale de la Ville et du CCAS de Clermont-Ferrand. Il a pour but d’informer les agents sur le fonctionnement et le déroulement de ses activités (conditions et modalités d’attribution). Il est établi pour une durée illimitée. Il est rappelé que les agents exerçant dans le cadre de l’action sociale sont tenus à une obligation de confidentialité et de discrétion au titre des éléments portés à leur connaissance.

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Sommaire

  1. CONDITIONS D'ADHESION
  2. INFORMATIONS ET COMMUNICATIONS
  3. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
  4. CONDITIONS GENERALES DE VENTE
  5. GESTION DES PRESTATIONS SOCIALES
  6. MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTERIEUR
  1. CONDITIONS D'ADHESION

    1.1. Conditions d'accès aux droits

    1.1.1. Ouvrants-droit

    Sont définis comme ouvrants-droit du C’CLAS :

    • Les agents titulaires et stagiaires en position d’activité (1) exerçant leurs fonctions à temps complet, à temps partiel ou à temps non complet ;
    • Les agents contractuels de droit public et de droit privé à temps partiel, complet ou non complet, en contrat à durée indéterminée ;
    • Les agents contractuels de droit public et de droit privé à temps partiel, complet ou non complet, en contrat à durée déterminée d’au moins 6 mois ou cumulant des contrats de travail ininterrompus durant 6 mois au sein de la collectivité, pouvant prétendre à l’adhésion à partir du 1er jour du septième mois de présence dans la collectivité ;
    • Les collaborateurs de cabinet ;
    • Les fonctionnaires et agents contractuels en contrat à durée indéterminée mis à disposition, qui n’auront pas opté pour la conservation des prestations d’action sociale mises en place dans leur organisme d’origine ;
    • Les personnes en détachement depuis un autre organisme ou mis à disposition au sein de la ville ou du CCAS.

     

    (1) Sont considérés également comme position d’activité : congé annuel, congé de maladie (ordinaire, longue maladie et longue durée), congé de maternité ou d’adoption, congé de paternité et d’accueil de l’enfant, congé de formation professionnelle, congé pour validation des acquis de l’expérience, congé pour bilan de compétences, congé pour formation syndicale, congé de solidarité familiale, congé de représentation, congé de présence parental.

    Les agents vacataires ou contractuels en contrat à durée déterminée ne cumulant pas 6 mois d’ancienneté ne peuvent pas adhérer au C’CLAS. Les agents de la ville ou du CCAS en détachement auprès d’un autre organisme ne peuvent pas bénéficier des prestations du C’CLAS, sauf sur présentation d’un justificatif de renonciation aux prestations mises en place dans leur organisme d’origine. Les agents retraités de la ville ou du CCAS ne peuvent pas adhérer au C’CLAS. Les apprentis mineurs ne peuvent pas adhérer au C'CLAS.

    1.1.2. Ayants-droit

    Le C’CLAS ouvre, sous certaines conditions, certaines prestations et activités aux ayants-droit directs de l’agent adhérent.

    Sont définis comme ayants-droit du C’CLAS :

    • Le conjoint de l’agent (époux/se, partenaire de PACS ou concubin/e) ;
    • Les enfants de l’agent jusqu’à 19 ans au 31 décembre de l’année en cours.

    Les enfants des conjoints des agents ne peuvent pas prétendre aux prestations.

    Cas particulier d’un couple travaillant tous deux dans la collectivité : Dans le cas d’un couple fonctionnaire avec enfants, chaque enfant ne pourra bénéficier que des droits d’un seul parent.

    1.2. Droits et obligations des adhérents

    Les prestations du C’CLAS, à l’exception des aides sociales, sont soumises à l’adhésion. L’adhésion ou son renouvellement est une démarche entièrement gratuite qui doit être effectuée par l’agent chaque année. A cette occasion, l’agent se verra remettre sa carte d’adhérent.

    Tout agent adhérent au C’CLAS s’engage à respecter le règlement intérieur qui est consultable dans les locaux du C’CLAS, ainsi qu’en ligne sur le site internet du C’CLAS à l’adresse https://cclas-clermont.fr Les ayants-droit ont les mêmes droits et devoirs que les adhérents, notamment pour le respect du présent règlement intérieur.

    A tout moment, l’agent adhérent devra  faire la démarche de communiquer au C’CLAS tout changement qui interviendrait dans sa vie personnelle (composition et situation familiale, changement d’adresse, coordonnées téléphoniques et e-mail)  et/ou professionnel (mutation, détachement, congé parental, mise en disponibilité, etc.).

    1.3. Perte de la qualité d'adhérent

    1.3.1. Radiation

    La qualité d’adhérent se perd immédiatement dans les cas suivants :

    • Licenciement ;
    • Démission ;
    • Révocation ;
    • Décès ;
    • Mutation ;
    • Rupture ou fin de contrat ;
    • Retraite.

    Cas particulier d’un agent décédé : Les ayants-droit d’un agent décédé continuent de bénéficier des prestations du C’CLAS pour l’année en cours, sauf demande directe écrite de la famille.

    1.3.2. Suspension

    L'adhésion est suspendue dans les cas suivants :

    • Détachement ou mise à disposition dans une autre collectivité ;
    • Congé parental ;
    • Toute disponibilité de droits et pour convenance personnelle ;
    • Disponibilité de droits pour élever un enfant âgé de moins de 12 ans ou pour suivre un conjoint.

    La suspension prend effet le jour même de l'événement et finit le jour de la reprise de fonction.

    Cas particulier d’un agent placé en disponibilité d’office pour raison de santé : Les droits d’un agent placé en disponibilité d'office pour raison de santé sont maintenus.

    1.3.3. Exclusion temporaire

    Le C’CLAS se réserve le droit d’exclure un participant d’une activité en cours ou bien limiter son droit d’accès à une manifestation si au moins l’une des conditions détaillées ci-dessous n’est pas respectée :

    • Faire preuve de respect et de savoir-vivre dans les locaux du C’CLAS ou lors des activités organisées par le C’CLAS (politesse, respect des horaires et des consignes, tenue décente, etc.) ;
    • Faire preuve de respect envers les personnels du C’CLAS et les encadrants des activités en toute circonstance ;
    • Ne pas se trouver en état d’ébriété, se montrer agressif ou tout autre forme de débordement dans les locaux du C’CLAS ou au cours des activités.

    Dans le cas de prestations payantes, le non respect des versements dus entraîne l’exclusion temporaire de l’agent contrevenant jusqu’à régularisation de leur dette ou, sans nouvelle de sa part, jusqu’à la fin de l’année en cours. Cette exclusion prend effet à partir du jour où le refus de paiement est porté à l’attention du C’CLAS (chèque rejeté par la banque, etc.).

  2. INFORMATIONS ET COMMUNICATIONS

    2.1. Mode de diffusion de l'information

    Le C’CLAS s’engage auprès de ses agents à diffuser les informations concernant toutes ses prestations de façon collective par divers canaux :

    • Site intranet ville et CCAS avec lien ;
    • Site internet avec identifiant et mot de passe ;
    • Point service, diffusion via messagerie professionnelle ;
    • Affichage et documents à disposition dans les locaux du C’CLAS ;
    • Informations via un réseau d’agents référents relai ville et CCAS ;
    • Déplacements ponctuels lors de permanences sur les différents sites ;
    • Informations dans le magazine Ma Com’une et le Contact RH qui est joint au bulletin de paie.

    2.2. Contacter et correspondre avec le C'CLAS

    Les locaux du C’CLAS se situent à l’adresse suivante :

    C’CLAS
    24 avenue Raymond Bergougnan
    63100 Clermont-Ferrand

     

    Le C’CLAS peut être contacté par courrier postal ou en accueil physique à l’occasion de permanences d’accueil à cette même adresse. Le C’CLAS peut également être contacté par mail à l’adresse ascloisirs@ville-clermont-ferrand.fr et par téléphone au 04 73 40 86 50.

    Pour les adhérents qui auraient des difficultés à se présenter lors des heures d’accueil du public, des solutions complémentaires existent. Les agents peuvent donner procuration à une tierce personne pour acheter de la billetterie en leur nom, une fois leur adhésion effectuée.

    2.3. Validité des publications

    Les informations publiées par le C’CLAS (site internet, site intranet, supports papier, etc.) peuvent être sujets à modification tout au long de l‘année pour diverses raisons : évolution de tarifications, réajustement de prestations, changement de dates d’événements, etc.

    Le C’CLAS fait son maximum pour mettre à jour en temps réel les informations diffusées. Cependant, il se peut que des erreurs se glissent dans les différents supports de communication. En cas d’incohérence entre deux informations, les adhérents sont inviter à contacter directement le C’CLAS pour tout renseignement.

  3. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES

    3.1. Règlement général de protection des données (RGPD)

    Loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles

    3.1.1. Acceptation par l'agent de la collecte et du traitement de ses données

    Annuellement, l’agent devant faire la démarche d’effectuer ou renouveler son adhésion en personne, il communique tout changement qui interviendrait dans sa vie personnelle.

    A cette occasion, il autorise le C’CLAS à collecter ses données personnelles et à les traiter pour l’accomplissement des prestations. La collecte et le traitement des données personnelles par le C’CLAS sont effectuées dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

    En cas de refus de collecte et traitement des données, le C’CLAS ne sera pas en mesure d’accepter la demande d’adhésion de l’agent concerné.

    3.1.2. Les données collectées (RH)

    • État civil de l’adhérent et de ses ayants-droit (conjoint déclaré et enfants à charge) ;
    • Informations concernant sa situation professionnelle (direction, service, grade, statut, etc.) ;
    • Domiciliation postale ;
    • Un justificatif de domicile ;
    • Un RIB pour remboursement sur compte bancaire/prélèvement sur salaire ;
    • Coordonnées téléphoniques ;
    • Messagerie personnelle et/ou professionnelle le cas échéant.


    3.1.3. Droit d'accès, de rectification et de suppression

    L’adhérent, justifiant de son identité, peut exiger que soient portées à sa connaissance les données le concernant. Il peut également demander que soient, selon les cas, rectifiées et/ou complétées les données à caractère personnel le concernant qui sont inexactes ou incomplètes.

  4. CONDITIONS GENERALES DE VENTE

    4.1. Bénéficiaires des prestations

    L’ensemble des prestations et offres du C’CLAS sont à l’usage exclusif des bénéficiaires du C’CLAS (ouvrants-droit et ayants-droit) tels que décrits au Chapitre 1 du présent règlement.

    Cas particulier des prestations d’aides sociales : Seules les prestations d’aides sociales sont accessibles à l’ensemble des agents de la collectivité (agents titulaires, stagiaires et contractuels ayant une présence continue d’au moins 6 mois au sein des services) sans obligation d’adhésion au C’CLAS.

    4.2. Modalités de paiement

    Le règlement des activités est recevable :

    • Par carte bancaire, chèque et en espèces auprès de l’accueil physique ;
    • Par prélèvement sur salaire pour certaines prestations.

    4.3. Durée de validité de la billetterie

    La quasi totalité des billets délivrés par le C’CLAS présente une période de validité définie par le fournisseur de la billetterie. Selon la date à laquelle le C’CLAS a passé sa dernière commande de billets auprès du fournisseur, la période de validité restante peut être plus ou moins importante au moment de l’achat par l’adhérent.

    Lors d’un achat, il est à la charge de l’agent adhérent de prendre en compte cette période de validité restante au regard de sa consommation familiale.

    Le C’CLAS fait son affaire de la gestion de ses stocks afin de garantir une période de validité optimale lors des sessions de vente.

    4.4. Echange et remboursement

    Concernant les prestations de billetterie du C’CLAS, les billets délivrés par le C’CLAS ne sont ni échangés ni remboursés, que ce soit en cas de perte, de vol ou de période de validité dépassée. Le C’CLAS ne peut être sollicité pour d’éventuelles négociations de prolongement de validité avec le fournisseur d’une billetterie.

    Concernant les prestations de type activités ou sorties, un remboursement peut être effectué en cas de situation exceptionnelle et sur présentation d’un justificatif (certificat médical, etc.).

    4.5. Quota de billetterie

    Les agents adhérents peuvent bénéficier d’un quota annuel de billetterie à tarif subventionné (appelé tarif C’CLAS). Ces quotas sont réinitialisés au 1er janvier de chaque année et s’appliquent à chaque catégorie de billetterie (cinéma, sport, parcs, etc.).

    Dans le cas où un adhérent atteint son quota en cours d’année, le C’CLAS peut lui délivrer de la billetterie au tarif d’achat/prix coûtant dans la limite des stocks disponibles.

    Dans le cas de billetterie spécifique à une tranche d’âge (par exemple Vulcania billet adulte/billet enfant), le droit aux billets subventionnés ne s’applique que pour les bénéficiaires de la tranche d’âge concernée. De même, aucun billet ne sera délivré au titre d’un bénéficiaire si la structure concernée propose une gratuité pour sa tranche d’âge ou un tarif plus avantageux.

    Cas particulier des enfants éligibles aux bons de rentrée scolaire dont la formation inclut une rémunération : Les enfants d’agents en âge de recevoir un bon de rentrée scolaire mais qui sont inscrits dans une formation rémunérante ne peuvent pas bénéficier de cette action.

    4.6. Délivrance des achats

    L’offre de billetterie est proposée aux adhérents dans la limite de l’enveloppe budgétaire annuelle allouée à ces prestations et dans la limite des stocks disponibles. Afin de servir un maximum d’adhérents, le C’CLAS se réserve le droit de limiter temporairement la délivrance de certains billets dans les cas de stocks limités, de pénuries ou d’épuisement de l’enveloppe budgétaire. A l’inverse, le C’CLAS se réserve le droit de proposer des augmentations temporaires de quotas de billetterie subventionnée dans le but, par exemple, d’écouler un stock avec une date de fin de validité proche.

    Dans le cas de certaines prestations, une période stricte de délivrance/d’inscription est à respecter, dans le cadre du respect de contraintes temporelles (par exemple, transmission d’informations au service paie à une date donnée) ou de la gestion opérationnelle des activités. C’est le cas, par exemple, pour les bons de rentrée scolaire (distribution en septembre/octobre), les bons de noël (novembre/décembre), les commandes groupées auprès de certains partenaires ou encore les dossiers de chèques vacances.

  5. GESTION DES PRESTATIONS SOCIALES
    Circulaire n° 1931 du 15 juin 1998 relative aux prestations d’action sociale à réglementation commune

    Les prestations sociales sont des aides financières ou des avantages accordés aux agents dans les domaines de la vie courante et de la vie familiale. Le C’CLAS gère les prestations sociales à destination des agents de la ville de Clermont-Ferrand. Les prestations des agents CCAS sont gérées en direct par le CCAS.

    5.1. Bénéficiaires des aides sociales

    Les aides sociales gérées par le C’CLAS s’adressent aux agents de la ville titulaires, stagiaires et contractuels justifiant d’une présence continue d’au moins 6 mois au sein des services.

    Cas particulier des prêts immobiliers : Les agents souhaitant bénéficier de la prestation des prêts immobiliers doivent justifier d’un an d’ancienneté dans la collectivité.

    Certaines aides sociales sont réservées aux agents parents, car l’aide est allouée en fonction des enfants. C’est le cas notamment des aides aux vacances pour les séjours des enfants ainsi que de l’allocation aux parents d’enfant en situation de handicap.

    Dans le cas des aides servies aux parents au titre de leurs enfants, si les deux parents travaillent dans la même collectivité, les aides sont accordées indifféremment au père ou à la mère mais ne peuvent pas être versées aux deux.

    5.2. Conditions de demande

    Les demandes d’aides sociales sont soumises à conditions de ressources. Elles doivent être déposées dans un délai de 12 mois suivant le fait générateur de la prestation.

    Les agents demandeurs en couple doivent fournir une attestation de non perception d’aides sociales émise par l’employeur ou le comité d’entreprise de leur conjoint, relative à la prestation pour laquelle ils constituent leur dossier de demande auprès du C’CLAS.

    Dans le cas des demandes d’aide aux vacances, les agents doivent constituer un dossier d’ouverture de droits une fois par an avant de transmettre leurs demandes de prises en charge. Ce dossier est valable pour une année scolaire (d’octobre à septembre de l'année suivante).

    5.3. Versement des aides

    Une fois la demande instruite, et en cas d’attribution de l’aide, le versement ou le prélèvement intervient sur la paie de l’agent dans le mois qui suit le traitement du dossier de demande.

  6. MODIFICATIONS DU REGLEMENT INTERIEUR

    Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le C’CLAS s’il le juge nécessaire. Toute modification sera soumise à validation lors du Conseil Municipal suivant les modifications avant d’entrer en vigueur.